Representantes de diversas secretarias estaduais se reuniram nesta quarta-feira (18), no Palácio República dos Palmares, em Maceió, para discutir avanços na política de gestão documental do Governo de Alagoas. O encontro teve como foco o trabalho das comissões permanentes de avaliação de documentos, em parceria com o Arquivo Público, e destacou ações voltadas à modernização, preservação e transparência ativa.
O superintendente de Gestão de Documentos da Imprensa Oficial Graciliano Ramos, Rodrigo Gondim, fez uma explanação sobre a guarda e gestão de documentos, serviço que proporciona uma série de vantagens aos órgãos que, dentre outras dificuldades, não dispõem de espaço físico para tal.
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“Temos toda a estrutura necessária neste novo modelo de negócio, de modo que qualquer órgão pode confiar a guarda de seus documentos, incluindo os nato digitais, à Imprensa Oficial. Dessa forma, conseguimos não apenas preservar o patrimônio documental, mas também garantir segurança jurídica, mitigando riscos legais e operacionais, já que atuamos em consonância com as políticas de acesso à informação”, explica o superintendente, acrescentando que o mesmo também pode ser dito em relação ao chamado documento permanente – aquele que, devido ao seu valor histórico, probatório ou informativo, deve ser preservado em definitivo, considerando a sua importância para a história, para a prova de direitos ou para fins de pesquisa.
Anfitriã do evento, a diretora do Arquivo Público de Alagoas, Wilma Nóbrega, por sua vez, ressaltou o avanço da política estadual de gestão documental no tocante à transparência ativa.
“Temos trabalhado para que o usuário não mais precise solicitar acesso a determinado documento, para que tenhamos, o quanto antes, todas as informações disponibilizadas numa plataforma de software livre chamada AtoM (sigla para Acces to Memory). Alcançaremos um novo patamar. Inicialmente, vamos capacitar todos os membros das comissões que atuam nas respectivas secretarias e que atenderam, de pronto, ao nosso chamado. Para isso, contamos com grandes parceiros, como a universidade e a Imprensa Oficial, que é um órgão estratégico porque vai exercer um papel importantíssimo”, avaliou.
‘Publicidade é regra’, reforça especialista
Outro palestrante do evento foi Daniel Flores, professor da Universidade Federal de Alagoas (Ufal). Ele destacou a importância da iniciativa, defendendo que a sociedade precisa superar, de uma vez por todas, a cultura do sigilo.
“Regra é a publicidade. Exceção é o sigilo. E não podemos aceitar condutas em que o segredo e a opacidade prevalecem. Mas Alagoas dispõe de profissionais muito competentes e está no caminho certo, ou seja, no caminho da transparência ativa, em que não é preciso pedir informação. Afinal, esta precisa ser disponibilizada numa plataforma com requisitos que garantam sua autenticidade, preservando, assim, a cadeia de custódia do documento. E essa custódia não pode ser feita por um profissional de Tecnologia da Informação, sob pena de haver a ruptura dessa cadeia”, expôs o especialista em Gestão da Informação e do Conhecimento.
“Não basta disponibilizar um documento em PDF. A tabela de temporalidade do documento também está entre os critérios que visam melhorar a pesquisa, o acesso e a reutilização das informações contidas em arquivos. Hoje, a população não mais se contenta com informações sintetizadas. Ela não se satisfaz com o documento estático. As pessoas querem acessar os dados abertos, porque elas necessitam desses dados para reuso. Mandar um email para agendar uma visita ao Arquivo Público é coisa do passado. Essa modernização, portanto, também vai evitar que o usuário consuma informações inverídicas, via redes sociais, como, infelizmente, ainda acontece”, emendou.
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